Mengelompokan Nota Kwitansi per Trip Kiriman

Setelah semua Nota Order telah di proses pada laman DIKIRIM (Navigasi: Barang Keluar > Proses Barang Keluar > Dikirim) dan dibuat Surat Jalan maupun Surat Penyerahan Barang (Kwitansi), langkah proses selanjutnya dimana saat jadwal pengiriman tiba adalah masuk ke Proses Muat. Dalam proses muat ini, Anda sebagai Admin Gudang dapat melakukan proses selanjutnya, yaitu dengan mengelompokan semua data Nota Kwitansi pada satu trip pengiriman sesuai dengan arah kiriman yang telah ditentukan. Silahkan masuk ke laman PENGELOMPOKAN TRIP KIRIMAN (Navigasi: Trip Pengiriman > Pengelompokan Trip Kiriman).

Laman PENGELOMPOKAN TRIP KIRIMAN ini hanya bisa diakses oleh user Admin Master, Admin Gudang, dan Admin Keuangan.

Pengelompokan Trip Kiriman ini digunakan untuk membuat Surat Jalan Barang dari Gudang dan Surat Jalan Keuangan dari Bagian Keuangan untuk dibawa oleh Driver Pengiriman, yang digunakan sebagai bahan cocokan saat Proses Muat. Namun juga menjadi bukti saat laporan kembali dari semua jumlah item dan nilai dari barang yang dibawa pada Trip Kiriman tersebut.

Pengelompokan Trip Kiriman bisa dilakukan setelah pembuatan Nota Kwitansi, ataupun setelah dilakukan proses laporan pengiriman dan proses pembayaran selesai. Selama Nota Kwitansi tersebut belum pernah di lakukan pengelompokan Trip.

Namun sebaiknya pengelompokan trip dilakukan sebelum proses muat berlangsung. Karena selain semua jumlah item dan nilai penjualan barang yang akan dikirim akan terdata semua dengan baik, Anda juga bisa mengecek prediksi perhitungan insentif dan pendapatan kotor dari tiap Trip Kiriman tersebut. Pengecekan perhitungan trip ini bisa dilakukan di laman CEK PERHITUNGAN TRIP (Navigasi: Trip Kiriman > Cek Perhitungan Trip) yang bisa dilakukan oleh user Admin Master dan Admin Keuangan. Jangan sampai pendapatan dari Trip pengiriman tersebut lebih kecil dari pada operasional kiriman yang dibutuhkan dalam Trip Kiriman tersebut. Agar Anda tidak rugi.

Untuk Nota Kwitansi atau Surat Penyerahan Barang yang belum dilakukan Pengelompokan Trip, akan tetap muncul di laman NOTA BELUM TRIP (Navigasi: Trip Kiriman > Nota Belum trip). Dan untuk Nota Kwitansi yang telah dilakukan pengelompokan Trip, maka Nota Kwitansi akan hilang dari Tabel Nota Belum di Trip. Dengan kata lain, selama Nota Kwitansi masih muncul di laman NOTA BELUM TRIP, maka Nota Kwitansi tersebut belum pernah dikelompokan dalam trip manapun. Dan perhitungan insentif untuk Nota Kwitansi yang belum di trip tersebut tidak akan dihitung.

Jadi, pastikan semua Nota Kwitansi yang ada pada laman NOTA BELUM TRIP telah dilakukan pengelompokan trip sesuai dengan trip kirimannya, agar dapat diproses untuk perhitungan dan pembagian insentif sesuai dengan nilai penjualannya.

Selain itu, Pengelompokan Trip Kiriman ini juga bisa digunakan oleh Admin Gudang atau Admin Kasir pada cabang-cabang yang Anda miliki, untuk membuat Surat Jalan Keuangan dalam menyetorkan laporan penjualan harian dari tiap cabang kepada Admin Keuangan di Gudang Induk.

Berbeda dengan Pengelompokan Trip Kiriman yang dilakukan saat proses pengiriman tiba (sistem distribusi), pada fungsi Pengelompokan Trip untuk laporan penjualan cabang ini, dilakukan setiap hari kerja. Sebelum sesi jam kerja pada hari itu berakhir.

Dan jumlah uang yang disetorkan kepada Admin Keuangan Gudang Induk sesuai dengan jumlah uang yang tertera pada Surat Jalan Keuangan pada pengelompokan Trip Tersebut.

Berikut cara mengelompokan Nota Kwitansi pada laman PENGELOMPOKAN TRIP KIRIMAN:

• Silahkan isi Kolom Tanggal sesuai dengan tanggal pengiriman, dengan cara klik icon kalender pada sisi kanan kolom, maka pop up kalender akan muncul. Silahkan pilih dengan cara mengeklik tanggal yang sesuai. Anda Juga dapat mengganti nama bulan pada kalender dengan mengeklik nama bulan dibagian kiri atas.
• Untuk kolom No. Trip akan terisi otomatis oleh sistem.
• Silahkan Pilih Kategori Penjualan yang sesuai. Klik kolom tersebut, maka akan muncul beberapa pilihan kategori penjualan. Kategori penjualan default dari sistem antara lain: Non Insentif, Grosir, Stokis, Reseller, Grosir HP, Online HP.
• Kategori Penjualan ini di gunakan sebagai acuan nantinya dalam menghitung perhitungan insentif untuk semua petugas yang terlibat. Penjelasan tentang Kategori Penjualan Trip ini bisa dibaca selengkapnya disini.
• Silahkan Pilih Cabang sesuai cabang yang memproses penjualan. Pilih Cabang ini hanya bisa dilakukan oleh user Admin Master sesuai cabang mana yang akan di proses Pengelompokan Trip-nya. Untuk user Admin Gudang, kolom Pilih Cabang akan terisi otomatis sesuai dengan cabangnya masing-masing.
• Silakan isi Kolom Driver dengan mengeklik icon folder pada sisi kanan kolom. Setelah muncul pop up yang menampilkan Tabel Data Karyawan, silahkan pilih salah satu nama karyawan yang sesuai. Silahkan gunakan kolom search yang terletak diatas Tabel Data Karyawan untuk mempermudah pencarian nama karyawan. Setelah ketemu nama karyawan yang di maksud, silahkan klik. Maka kolom Driver tersebut akan terisi.
• Silakan isi Kolom QC dengan mengeklik icon folder pada sisi kanan kolom. Setelah muncul pop up yang menampilkan Tabel Data Karyawan, silahkan pilih salah satu nama karyawan yang sesuai. Silahkan gunakan kolom search yang terletak diatas Tabel Data Karyawan untuk mempermudah pencarian nama karyawan. Setelah ketemu nama karyawan yang di maksud, silahkan klik. Maka kolom QC tersebut akan terisi.
• Untuk kolom Admin akan terisi otomatis sesuai dengan nama User Admin yang login.
• Selanjutnya silahkan ketik Kwitansi dari Surat Penyerahan Barang yang akan di Trip. Setelah penulisan benar, silahkan klik icon search untuk menampilkan data. Dengan begitu Kolom No. Kwitansi, Nama, Alamat, Subtotal akan terisi sesuai data, berdasarkan No. Kwitansi yang di input.
• Apabila Kwitansi yang di input telah dilakukan Pengelompokan Trip sebelumnya atau Nota Order belum di Proses Dikirim, maka data tidak akan tampil. Dan akan muncul pesan “Data Tidak Ada”.
• Apabila data penjualan telah terisi berdasarkan Kwitansi, silahkan klik Tombol Tambah. Maka data penjualan akan masuk pada Tabel Data Penjualan.
• Ulangi proses tersebut diatas untuk menambah data penjualan berdasarkan Kwitansi untuk menambah data pada Tabel Data Penjualan.
• Apabila Kwitansi yang di input telah masuk pada Tabel Data Penjualan, maka data tidak akan tampil. Dan akan muncul pesan “Data Sudah di Input”. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi dobel data penjualan dengan No. Kwitansi yang sama pada satu No. Trip.
• Anda dapat menghapus data penjualan yang terdaftar di Tabel Data Penjualan, melalui kolom tindakan dengan mengeklik icon Tempat Sampah bila ingin membatalkan Nota Kwitansi pada Pengelompokan Trip tersebut.
• Setelah semua Nota Kwitansi telah dikelompokan berdasarkan Trip Kiriman yang akan dilakukan, dan telah dicocokan kembali dengan Nota Kwitansi yang akan dikirim, Silahkan klik Tombol Simpan.
• Maka Tombol Cetak Surat Jalan untuk Trip akan muncul. Silahkan klik Tombol Cetak Surat Jalan, maka akan muncul laman Print Preview. Apabila settingan printer Anda sudah benar, Anda tinggal klik tombol Cetak, maka Surat Jalan akan tercetak. Namun apabila Anda ingin membatalkan proses cetak, silahkan klik tombol Batal.
• Disaat yang sama, dengan Anda mengeklik tombol Simpan, maka Data Pengelompokan Trip yang Anda buat akan masuk ke Tabel Daftar Trip di laman DAFTAR TRIP KIRIMAN (Navigasi: Trip Kiriman > Daftar Trip Kiriman). Selengkapnya bisa baca disini.