Proses laporan penjualan Terkirim dan Batal setelah proses pengiriman

Setelah proses pengiriman selesai, maka proses selanjutnya adalah laporan pengiriman.

Saat menerima laporan dari Driver Pengiriman, admin bisa masuk ke laman PROSES BARANG KELUAR > TERKIRIM (Navigasi: Barang Keluar > Proses Barang Keluar > Terkirim) untuk menginput barang yang terkirim maupun barang yang batal.

Barang yang terkirim akan masuk ke laman piutang untuk dilakukan Proses Pembayaran. Sedangkan barang yang batal atau tidak terkirim akan kembali ke Data Stok Gudang, setelah dilakukan Validasi Batal oleh Admin Gudang.

Berikut proses penerimaan laporan:

• Setelah Anda masuk kelaman PROSES BARANG KELUAR > TERKIRIM silahkan Anda pilih Nota Kwitansi yang ingin Anda proses dengan mengeklik icon folder pada kolom Kwitansi. Setelah itu muncul pop up yang menampilkan Tabel Daftar Proses Barang Keluar Dikirim.
• Setelah muncul pop up yang menampilkan Daftar Proses Barang Keluar Dikirim, silahkan pilih Nota Kwitansi sesuai dengan No. Nota Kwitansi yang dilaporkan oleh Driver Pengiriman. Silahkan gunakan kolom Search yang terletak diatas Daftar Proses Barang Keluar Dikirim untuk mempermudah pencarian Nota Kwitansi yang ingin di proses. Setelah ketemu Nota Kwitansi yang ingin Anda proses, silahkan klik. Maka beberapa kolom akan terisi secara otomatis, sesuai dengan data saat membuat dan mencetak Nota Kwitansi pada laman PROSES BARANG KELUAR > DIKIRIM.
• Semua data Nota Kwitansi yang tampil pada Daftar Proses Barang Keluar Dikirim pada laman PROSES BARANG KELUAR > TERKIRIM pada dasarnya masih dalam status proses pengiriman, dan belum dilaporkan oleh Driver Pengiriman kepada Admin. Untuk Nota Kwitansi yang telah diproses Terkirim atau Batal, tidak akan muncul lagi pada Tabel Daftar Proses Barang Keluar Dikirim. Jadi apabila Anda tidak menemukan Nota Kwitansi yang Anda maksud, bisa jadi itu karena Nota Kwitansi tersebut sudah terproses sebelumnya. Untuk itu silahkan cek pada laman DATA BARANG KELUAR (Navigasi: Barang Keluar > Data Barang Keluar) untuk melakukan pengecekan data. Gunakan filter data yang telah disediakan.
• Apabila saat proses pengiriman berlangsung, ada Nota Kwitansi yang belum bisa terkirim karena suatu alasan dan butuh dikirim ulang pada pengiriman berikutnya, maka Anda bisa merubah data pada kolom Satus Order dari Terkirim menjadi Kirim Ulang. Saat status Order Nota Kwitansi tersebut menjadi kirim ulang, maka Nota Kwitansi akan masuk kembali ke laman DAFTAR ORDER MASUK (Navigasi: Barang Keluar > Daftar Order Masuk) dengan background warna merah untuk membedakan dengan Nota Order Baru. Ini sebagai pengingat agar Nota Order Kirim Ulang tersebut bisa disiapkan kembali bersama dengan Nota Order Baru oleh pihak gudang saat proses muat pengiriman berikutnya. Disini untuk status stok masih dianggap keluar, tidak masuk kembali ke data stok gudang, agar barang-barang pada Nota Kwitansi Kirim Ulang, tidak bisa diproses atau dikirim oleh pihak lain. Karena barang tersebut masih dalam status menunggu kirim ulang.
• Apabila saat proses pengiriman tiba, namun petugas Dropper atau Driver atau Helper diganti oleh petugas lainnya, karena petugas sebelumnya berhalangan, maka Anda dapat mengganti nama petugas tersebut pada saat proses laporan ini. Silahkan ganti nama petugas Dropper atau Driver atau Helper dengan mengeklik icon folder pada kolom yang di inginkan. Setelah muncul pop up yang menampilkan Tabel Data Karyawan, silahkan pilih salah satu nama karyawan yang sesuai. Silahkan gunakan kolom search yang terletak diatas Tabel Data Karyawan untuk mempermudah pencarian nama karyawan. Setelah ketemu nama karyawan yang di maksud, silahkan klik. Maka kolom petugas tersebut akan berganti.
• Apabila dalam satu Nota Kwitansi tersebut, Semua Barang terkirim, maka Anda bisa langsung menekan tombol Simpan. Tidak perlu mengedit apapun pada Tabel Barang. Dengan begitu semua daftar barang pada Nota Kwitansi tersebut akan berubah status menjadi Terkirim, dan juga akan masuk kelaman DAFTAR PIUTANG (Navigasi: Pembayaran > Daftar Piutang) untuk dilakukan input proses pembayaran oleh Admin Keuangan. Ini sangat berguna untuk mempercepat kerja Anda.
• Namun apabila ada beberapa barang yang batal, atau dari jumlah barang yang terkirim hanya sebagian dalam satu Nota Kwitansi tersebut, Anda dapat mengedit jumlah barang yang terkirim, hanya pada barang tersebut. Caranya, silahkan Anda klik icon pensil pada kolom Tindakan. Setelah muncul pop up untuk mengedit jumlah barang diterima (terkirim), silahkan ganti angka pada kolom Diterima sesuai jumlah barang yang terkirim. Jika jumlah barang tersebut batal semua, Anda dapat mengisi kolom Diterima dengan angka 0 (Nol). Setelah itu silahkan klik tombol Update. Maka jumlah barang yang terkirim pada Tabel Barang akan terupdate. Pada kolom Jumlah Terkirim akan berkurang, dan pada kolom Jumlah Retur akan terisi sesuai jumlah barang yang batal.
• Saat dilakukan pengiriman, tidak jarang konsumen melakukan penawaran harga kembali. Atau dari kita ingin memberikan potongan harga khusus untuk barang tertentu karena suatu hal. Maka kita juga dapat memberi potongan harga final. Caranya sama seperti saat mengedit jumlah barang yang terkirim, silahkan Anda klik icon pensil pada kolom tindakan. Setelah muncul pop up untuk mengedit jumlah barang diterima (terkirim), silahkan isi kolom Potongan Harga (subtotal) sesuai total potongan harga yang ingin Anda berikan. Misal Jumlah barang yang terkirim adalah 10 pcs, dan Anda akan memberi potongan harga Rp 1.000,- / pcs, maka isi kolom tersebut dengan angka Potongan harga 10.000. Setelah selesai silahkan klik tombol Update. Maka kolom Potongan Harga akan terisi dan mengurangi Jumlah Harga Produk dan Total Bayar pada Tabel Barang di Nota Kwitansi
• Setelah semua data barang terkirim sesuai dengan laporan Nota Kwitansi yang dilaporkan oleh Driver Pengiriman, silahkan klik tombol Simpan.
• Perubahan data saat dilakukan Proses Barang Keluar Terkirim ini akan mempengaruhi (mengupdate) jumlah Total Bayar pada Nota Kwitansi saat Proses Pembayaran dan Surat Jalan pada Daftar Trip Pengiriman yang berkaitan. Sehingga saat dilakukan pembayaran dan perhitungan insentif, akan sesuai dengan laporan data terakhir.
• Untuk barang yang batal terkirim, dibutuhkan Proses Validasi Stok Kembali oleh Admin Gudang, sebelum kembali masuk menambah jumlah data pada stok gudang. Selama barang batalan ini belum di validasi, maka stok gudang tidak akan bertambah. Ini untuk keamanan data stok Anda, agar bisa memastikan barang yang dilaporkan batal, akan kembali lagi ke gudang. Admin Gudang dapat melakukan kroscek barang batalan yang kembali, sesuai dengan data yang di laporkan oleh Driver Pengiriman. Caranya, silahkan masuk ke laman PENJUALAN BATAL (Navigasi: Validasi Stok Kembali > Penjualan Batal). Silahkan klik tombol Verifikasi pada data barang yang sesuai. Maka data stok gudang akan bertambah, sesuai jumlah barang batal yang masuk. Apabila tidak menerima barang batalan masuk (Barang tidak ada), maka pihak gudang bisa menunggu hingga barang kembali. Atau langsung menekan tombol Reject. Jika Admin Gudang tidak menerima barang batalan masuk, dan menekan tombol Reject, maka barang yang dibatalkan tersebut akan kembali masuk Nota Kwitansi, dan akan masuk Daftar Piutang untuk dilakukan Proses Pembayaran