Proses pengeluaran barang dan cetak Surat Jalan / Nota Kwitansi

Setelah proses persiapan barang telah dilakukan oleh Tenaga Gudang berdasarkan Daftar Order Masuk, Admin Gudang dapat melakukan proses barang keluar dengan mencetak Nota Kwitansi atau Surat Penyerahan Barang. Dari proses ini, selain untuk membuat Nota Kwitansi untuk konsumen, sistem juga akan mengurangi data stok gudang yang tersedia sesuai jumlah barang yang di proses.

• Apabila Anda ingin memproses Daftar Order Masuk dan membuat Surat Penyerahan Barang, setelah Anda Login, silahkan Anda membuka laman PROSES BARANG KELUAR > DIKIRIM (Navigasi: Barang Keluar > Proses Barang Keluar > Dikirim).
• Silahkan Anda pilih Nota Order yang ingin Anda proses dengan mengeklik icon folder pada sisi sebelah kanan kolom No. Kwitansi. Setelah itu muncul pop up yang menampilkan Tabel Daftar Order Masuk.
• Semua data Nota Order yang tampil pada Tabel Daftar Order Masuk pada laman PROSES BARANG KELUAR > DIKIRIM pada dasarnya belum diproses oleh pihak gudang. Untuk Nota Order yang telah diproses, tidak akan muncul lagi pada Tabel Daftar Order Masuk, baik pada laman DAFTAR ORDER MASUK maupun laman PROSES BARANG KELUAR > DIKIRIM. Jadi apabila Anda tidak menemukan Nota Order yang Anda maksud, bisa jadi itu karena Nota Order tersebut sudah diproses sebelumnya. Untuk itu silahkan cek pada laman DATA BARANG KELUAR untuk melakukan pengecekan data. Gunakan filter data yang telah disediakan.
• Setelah muncul pop up yang menampilkan Tabel Daftar Order Masuk, silahkan pilih salah satu Nota Order yang sesuai. Silahkan gunakan kolom search yang terletak diatas Tabel Daftar Order Masuk untuk mempermudah pencarian Nota Order yang ingin di proses. Setelah ketemu Nota Order yang ingin Anda proses, silahkan klik. Maka beberapa kolom akan terisi secara otomatis, sesuai dengan data saat input order baru.
• Kolom yang belum terisi seperti kolom QC, Dropper, Pengirim, Helper silahkan isi sesuai dengan karyawan yang bertugas. Silahkan isi masing-masing kolom tersebut dengan mengeklik icon folder pada sisi sebelah kanan untuk memilih petugas. Setelah muncul pop up yang menampilkan Tabel Data Karyawan, silahkan pilih salah satu nama karyawan yang sesuai. Silahkan gunakan kolom search yang terletak diatas Tabel Data Karyawan untuk mempermudah pencarian nama karyawan. Setelah ketemu nama karyawan yang di maksud, silahkan klik. Maka kolom petugas tersebut akan terisi. Apabila penjualan barang tidak melalui pengiriman, kolom Dropper, Pengirim dan Helper bisa di kosongkan.
• Pada kolom Ongkir, Anda dapat mengisi nominal ongkos kirim pada Surat Penyerahan Barang yang Anda buat tersebut, berdasarkan ketentuan atau kesepakatan dengan konsumen. Namun apabila layanan Anda adalah layanan gratis ongkos kirim, maka biarkan saja kolom tersebut terisi nol (0).
• Pada Tabel Detail Penjualan, silahkan klik icon pensil pada kolom tindakan. Maka akan muncul pop up untuk proses. Silahkan isi kolom Jumlah Proses sesuai data jumlah barang yang telah disiapkan oleh Tenaga Gudang.
• Jumlah Proses ini tidak dapat melebihi Jumlah Stok yang tersedia. Apabila Jumlah Proses kurang dari Jumlah Order maka Jumlah Sisa Order yang tidak terproses akan masuk menjadi Order Pending, dan Nota Order Pending ini akan tetap muncul pada laman DAFTAR ORDER MASUK, dan nantinya dapat di proses kembali setelah stok tersedia untuk proses pengiriman selanjutnya.
• Apabila ada perubahan data barang yang akan diproses, yaitu barang mungkin berbeda dengan barang yang diorder sebelumnya, misal harga, type produk dan spesifikasi produk yang akan dikirim sama, hanya saja brand/merknya berbeda. Dan telah dilakukan follow up (konfirmasi ulang) ke konsumen sebelum diproses. Maka Anda dapat memproses Nota Order tersebut pada Nomor Kwitansi yang sama dengan mengganti nama barang lama dengan yang baru, tanpa menginput Nota Order baru kembali. Caranya silahkan dengan mengeklik icon folder pada kolom Nama Barang. Setelah muncul pop up yang menampilkan Tabel Data Barang, silahkan pilih salah satu nama barang yang akan diproses. Silahkan gunakan kolom search yang terletak diatas Tabel Data Barang untuk mempermudah pencarian nama barang. Dengan begitu semua data yang berkaitan dengan nama barang baru akan terupdate (diperbarui otomatis).
• Anda juga dapat mengganti nominal harga yang tercantum sebelumnya. Misal saat terjadi kenaikan harga pada saat kulakan terkini untuk nota order tersebut, atau ada perubahan barang yang akan diproses seperti contoh kasus pada poin sebelumnya. Untuk mengurangi dampak kerugian pada proses pengiriman pada Nota Order tersebut, Anda dapat mengganti harga jual lama dengan harga jual terbaru (dinaikan). Tentu saja hal ini setelah dilakukan follow up (konfirmasi ulang) ke konsumen sebelum diproses, untuk menghindari perselisihan tentang kesepakatan harga diawal saat dilakukan order.
• Setelah data dirasa benar, silahkan klik tombol Update. Maka data barang yang telah di lakukan tindakan akan terupdate.
• Ulangi proses tindakan ini untuk data barang yang lain pada Tabel Rincian Penjualan, jika dalam satu Nota Order tersebut terdiri dari banyak jenis barang.
• Setelah semua dilakukan tindakan untuk memproses Jumlah Order pada tiap barang. Anda dapat mengeklik tombol Simpan.
• Setelah proses penyimpanan berhasil, Anda dapat mencetak Surat Jalan dan Surat Penyerahan Barang (Kwitansi). Silahkan klik tombol surat yang Anda inginkan, maka akan muncul laman print preview. Apabila settingan printer Anda sudah benar, Anda tinggal klik tombol Cetak, maka surat akan tercetak. Apabila Anda ingin membatalkan proses cetak, silahkan klik tombol Batal.
• Surat Jalan merupakan surat penyerahan barang, dimana pada rincian barang tidak dicantumkan nominal harga. Ini bermanfaat untuk pengiriman grosir untuk perusahaan dibidang distributor. Dimana konsumen (sebagai owner toko) dapat merahasiakan harga pembeliannya (harga kulakan) dari karyawan toko yang menerima pengiriman tersebut.
• Surat Penyerahan Barang merupakan surat penyerahan barang, dimana pada rincian barang telah cantumkan nominal harga dan total yang harus dibayar konsumen. Surat Penyerahan Barang dapat digunakan sebagai bukti penyerahan barang yang dilakukan saat proses pengiriman dan sekaligus sebagai Kwitansi bukti pembayaran.
• Anda dapat mencetak Surat Jalan dan Surat Penyerahan Barang (Kwitansi) dengan menggunakan printer jenis Dot Matrix dengan menggunakan kertas continuous form rangkap dua ataupun rangkap tiga, sesuai kebutuhan. Untuk ukuran kertas nota yang umum digunakan yaitu 210 x 140 mm. Silahkan sesuaikan ukuran kertas pada settingan printer Anda, dengan membuat jenis ukuran kertas baru yang disesuaikan.
• Hasil cetak nota, akan melanjutkan ke laman nota selanjutnya apabila dalam Tabel Rincian Penjualan terdiri dari banyak data barang.
• Anda dapat melanjutkan proses atau mencetak banyak nota sekaligus dari proses Nota Order yang lain. Hasil cetak akan melanjutkan otomatis dan akan menyesuaikan dari masing-masing nota order tersebut.
• Setelah semua Nota Order telah di proses dan dibuat Surat Jalan maupun Surat Penyerahan Barang, langkah proses selanjutnya dimana saat jadwal pengiriman tiba adalah masuk ke Proses Muat. Dalam proses muat ini, Anda sebagai Admin Gudang dapat melakukan proses selanjutnya, yaitu dengan mengelompokan semua data Surat Penyerahan Barang pada satu trip pengiriman sesuai dengan arah kiriman yang telah ditentukan. Silahkan masuk ke laman PENGELOMPOKAN TRIP KIRIMAN (Navigasi: Trip Pengiriman > Pengelompokan Trip Kiriman). Selengkapnya bisa baca disini.